Na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/2018, 98/2019) stvaratelji i imatelji javnog arhivskog i dokumentarnog gradiva obvezni su:
- savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osigurati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu;
- jednom godišnje dostaviti nadležnom arhivu popise arhivskoga gradiva dokumentacijskih zbirki ili cjelina sa stanjem na zadnji dan prethodne godine;
- pribavljati mišljenje nadležnog državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na njihovo gradivo;
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz dokumentarnog gradiva kojemu su istekli rokovi čuvanja,
- arhivsko gradivo nakon provedenog odabiranja i izlučivanja predati arhivu u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje;
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnoga arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva;
- pridržavati se uputa nadležnoga državnoga arhiva glede zaštite gradiva;
- osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zaštitu arhivskoga gradiva;
- odrediti djelatnika odgovornog za rad pismohrane koji mora imati najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit za djelatnika u pismohrani.
Stvaratelji i imatelji privatnog arhivskog gradiva imaju iste dužnosti i obveze kao i stvaratelji i imatelji javnoga arhivskoga gradiva.
Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom stvaratelja/posjednika
Hrvatski državni arhiv objavio je Upute za izradu pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom stvaratelja/posjednika, Predložak Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom stvaratelja/posjednika koji može poslužiti za izradu navedenog internog akta te Obrazac popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja kojim je definiran prikladan format popisa gradiva.
http://www.arhiv.hr/hr-hr/Informacije-za-stvaratelje/Obveze-stvaratelja/Izrada-pravila-za-upravljanje-dokumentarnim-gradivom-i-popisa-dokumentarnog-gradiva-s-rokovima-%C4%8Duvanja
Tijela javne vlasti kao i druge osobe obuhvaćene Popisom stvaratelja dokumentarnog i arhivskog gradiva u nadležnosti arhiva dužni su izraditi pravila za upravljanje svojim dokumentarnim gradivom. Njima se uređuju sva pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje i pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva, kao i pitanja infrastrukture informacijskog sustava, njegova upravljanja te vanjskih usluga. Obveza je i izrada popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja koji mora sadržavati sve vrste gradiva koje su nastale ili će nastati djelovanjem određenoga stvaratelja, odnosno sve vrste gradiva kojih je pojedini stvaratelj u posjedu. Popis treba sadržavati sve upravne i poslovne funkcije pojedinoga stvaratelja, a metodološki se izrađuje na način kako je izrađen i Opći popis gradiva s rokovima čuvanja (Ogledni popis za opće ili administrativne funkcije). Napominjemo da se rokovi čuvanja gradiva određuju sukladno propisima koji uređuju obvezu čuvanja pojedinih vrsta dokumenata, potrebama poslovanja i zaštite vlastitih i tuđih prava i interesa, interesa javnosti, interesa za kulturu, povijest i druge znanosti te prema oglednim popisima gradiva s rokovima čuvanja i uputama nadležnoga državnog arhiva. Stvaratelj gradiva koji posjeduje gradivo koje nije nastalo njegovim radom ili radom tijela čiju djelatnost nastavlja, dužan je utvrditi rokove čuvanja i za to gradivo.
Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom s popisom dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja dostavljaju se nadležnomu arhivu na odobrenje.
Predloškom Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom stvaratelja/posjednika, te Obrascem popisa dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja mogu se koristiti i vlasnici ili posjednici privatnog arhivskog gradiva upisani u Upisnik vlasnika ili posjednika privatnog arhivskog gradiva.
