Na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/2018) stvaratelji i imatelji javnog arhivskog i dokumentarnog gradiva obvezni su:
- savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osigurati od oštećenja do predaje nadležnom arhivu;
- jednom godišnje dostaviti nadležnom arhivu popise arhivskoga gradiva dokumentacijskih zbirki ili cjelina sa stanjem na zadnji dan prethodne godine;
- pribavljati mišljenje nadležnog državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na njihovo gradivo;
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz dokumentarnog gradiva kojemu su istekli rokovi čuvanja,
- arhivsko gradivo nakon provedenog odabiranja i izlučivanja predati arhivu u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje;
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnoga arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva;
- pridržavati se uputa nadležnoga državnoga arhiva glede zaštite gradiva;
- osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zaštitu arhivskoga gradiva;
- odrediti djelatnika odgovornog za rad pismohrane koji mora imati najmanje srednju stručnu spremu i položen stručni ispit za djelatnika u pismohrani.
Stvaratelji i imatelji privatnog arhivskog gradiva imaju iste dužnosti i obveze kao i stvaratelji i imatelji javnoga arhivskoga gradiva.
